Tipo de contenido:
Caso de uso
Solución:
Sector
Educación Superior
Implementación, estabilización y evolución del sistema académico PeopleSoft Campus Solutions de Oracle.
Mejora la experiencia de la comunidad académica.
En el siguiente caso, conocerás como la Universidad logró mejorar la experiencia de sus estudiantes al orquestar Campus Solutions de Oracle en su proceso hacia la madurez digital.
El resultado académico en la educación superior depende de una serie amplia de factores asociados a la institución y a los estudiantes. Dentro de los factores relacionados con las instituciones se destacan el manejo administrativo de los recursos físicos, humanos y financieros, los incentivos a la investigación y la calidad del personal docente; el lograr adoptar tecnologías que permitan optimizar la operación institucional y mantenerlas en constante evolución, es un factor clave de éxito.
Debido a los avances tecnológicos actuales, la Universidad presentada en el siguiente caso de uso, buscaba cumplir de manera ágil los procesos al servicio del estudiante, potenciar su experiencia de usuario y ofrecer un buen funcionamiento de las distintas áreas de la institución, para ello, requería de la implementación de un sistema de información académico, que le permitiera responder a la transformación digital como parte fundamental de su estrategia.
Para alcanzar este objetivo, se planteó la implementación de una plataforma única, que apoyara su gestión de negocio en los diferentes frentes como: admisiones, registro académico y gestión financiera.
¿Cuál era la problemática?
En el camino hacia la transformación digital como estrategia, la Universidad encontró varios retos en la gestión de sus procesos de negocio, que en su momento generaban una gran cantidad de integraciones, mantenimiento de diferentes sistemas de información, falta de escalabilidad y crecimiento de su sistema académico, originando demoras e ineficiencias en algunos procesos internos y de servicio a la comunidad educativa.
Uno de los retos para la implementación de la solución de Campus Solutions en la Universidad, fue unificar en un solo sistema los procesos de la oferta académica de Pregrado, Posgrado, Centro de Idiomas y con ello, disminuir el número de satélites.
Oportunidades de aceleración en la Universidad:
- Mejorar la experiencia del usuario.
- Disminuir el número de sistemas de información al interno de la Universidad y consolidar diferentes aplicaciones/sistemas.
- Generar la sinergia entre las aplicaciones de backend con el sistema de gestión académico.
- Involucrar la participación de los líderes de las diferentes áreas en pro de lograr la integración de los procesos de negocio.
- Integrar las diferentes sedes de la Universidad.
- Permitir la trazabilidad en el ciclo de vida del estudiante.
Cómo orquestamos el proceso de madurez digital:
Las instituciones de Educación Superior necesitan una forma consolidada y sin inconvenientes, para administrar la información y compartirla con las personas adecuadas, en el momento preciso. Pasar a una plataforma de servicios única e integrada, puede aliviar estos problemas, facilitar la gestión de documentos y mejorar la eficacia y puntualidad de las transacciones de negocio.
Luego de analizar la mejor solución para solventar las necesidades de la Universidad, se procedió a realizar la implementación del sistema académico PeopleSoft Campus Solutions de Oracle®, dado que esta es una plataforma completa, que integra los diferentes procesos de negocio de la Universidad y cuenta con la trazabilidad del ciclo de vida del estudiante para la gestión y administración de la operación. A través de esta implementación, se logró centralizar y mantener seguimiento del ciclo de vida del estudiante, potenciando la experiencia de usuario y facilitando a las áreas de la Universidad su gestión, aportando flexibilidad a las escuelas e integrando la operación.
Dado el alcance anterior, nació un proyecto especial dentro de la Universidad, que proponía diseñar el modelo de gestión del ciclo de vida del estudiante, a través de la estructuración de los procesos en el marco de lineamientos institucionales, apoyado en una solución tecnológica.
La Universidad de la mano de su aliado estratégico ITIS, decidió emprender su camino hacia la transformación digital con la implementación de la Suite PeopleSoft Campus Solutions de Oracle® desarrollada en dos fases:
- Centro de Idiomas, quienes salieron a producción en el primer semestre de 2018.
- Educación formal (Pregrado / Posgrado) quienes salieron a producción en el primer semestre de 2021
Beneficios de la implementación:
Áreas de impacto:
Actualmente la plataforma permite consolidar en un solo lugar, todos los procesos y la información relacionada con el ciclo de vida de los alumnos de pregrado, posgrado, idiomas y educación a lo largo de la vida, permitiendo a la institución convertirse en una universidad para todas las generaciones
