Caso de uso Automatización en el Sector Financiero:
Proceso de notificación de Cartas Prejurídicas

Cuando un gran volumen de tareas administrativas resultan mecánicas y manuales, es imprescindible optar por la agilidad. El cliente presentado en este caso, lleva más de 25 años ofreciendo soluciones financieras a diversas empresas, participando activamente en el desarrollo económico de las mismas y con su experiencia permite el acceso crediticio a grupos empresariales para respaldar sus operaciones financieras.

Gracias a la implementación de la automatización en el proceso, se logró establecer un flujo de  trabajo que reduce la cantidad de pasos manuales por parte del colaborador. Con la solución ofrecida por parte de ITIS, la organización pudo  cambiar inmediatamente la manera en que se gestionan las notificaciones de cartas prejurídicas, lo que brindó rapidez al proceso y como resultado, el sistema puede consolidar la información y enviar las notificaciones a través de correo electrónico de manera inmediata.

¿Cuál es el proceso actual?

  • Durante el proceso de notificación de cartas prejurídicas, se deben capturar datos del informe de garantías pagadas.

  • Seguidamente, un colaborador debe filtrar y segmentar los diferentes intermediarios que contenga el informe, una vez sea capturada esta información, el colaborador procede a construir las cartas de notificación de cobro, a través de plantillas prediseñadas con la información de cada uno de los usuarios.

  • El contenido de estas cartas varían según el intermediario y el número de notificaciones que ha recibido ese usuario.

  • Luego de completar las cartas, el colaborador  procede a realizar la notificación a través de un  correo electrónico a cada usuario individualmente.

  • Seguidamente, se construye un consolidado con los registros de todos los usuarios, para ser enviada a la base de datos de Servientrega y finalizar el proceso con el envío de cartas físicas.

  • Debido al alto volumen de cartas de notificación de cobro para cada deudor (que pueden variar de 500 hasta 1000 registros)  se afecta significativamente la efectividad y rapidez del proceso, es por esta razón que el cliente decide acudir a la implementación de una tecnología que ayudará a sus colaboradores a tener una experiencia más automatizada y ágil.

Problemas que presenta el cliente:

. El proceso se ejecuta de manera manual, lo que resulta engorroso y puede presentar retrasos. 

. Un colaborador debe invertir una gran parte de su tiempo en realizar un cruce de información con el informe de garantías cada 30 días.

. El colaborador debe crear las cartas de notificación de cobro individualmente para cada deudor (puede variar de 500 hasta 1000 registros o más) que deben ser notificados por correo electrónico con la carta adjunta. 

. Se maneja un alto volumen de registros, lo que resulta dispendioso y afecta la experiencia del personal, por la cantidad de tiempo que requiere su ejecución.

 . La ejecución de esta tarea, presenta constantemente cuellos de botellas en procesos internos y repetitivos para el procesamiento de datos, diligenciamiento de información y construcción de informes.

Solución que ofrecemos:

Desde ITIS buscamos ofrecer una solución que ayude a nuestros clientes a automatizar procesos mecánicos y manuales que consumen mucho tiempo humano, y que pudiera invertirse en otras actividades que requieran de las habilidades cognitivas y no mecánicas de sus colaboradores.  

Nuestra solución para este caso, está conformada por 2 etapas:

  • La primera es un flujo de automatización de escritorio, encargado de realizar la extracción y transformación de información construyendo  un consolidado de deudores y codeudores. 

 Posteriormente es compartido al usuario experto por correo electrónico,  junto con un informe de usuarios que no pueden ser notificados, ya que no poseen un correo electrónico.

  • La segunda etapa corresponde a un flujo de automatización nube, encargado de la creación de las cartas prejurídicas dirigidas a cada uno de los deudores, para posteriormente ser enviadas por correo electrónico a cada uno de ellos.

 

Beneficios que se obtienen:

La implementación de automatización ayuda a mejorar la experiencia del empleado, ya que permite la reducción del tiempo de creación de cartas prejurídicas de cada usuario y el cruce de información necesario.

La solución permite contar con reportes consolidados con información relevante y actualizada de cada usuario de la entidad.

La tasa de errores en la creación de las cartas disminuye al  0% .

¿Te gustaría conocer más sobre cómo la automatización puede convertirse en un aliado estratégico de tu organización?
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