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Multi-industria

El pasado 5 de junio, participamos en el Document Automation Summit 24 con el webinar, Optimización Financiera: La historia de Royal Canin y los beneficios de un proceso de incentivos de clientes automatizado con Power Platform. En esta oportunidad, el equipo de ponentes estuvo a cargo de:

  • Fabio Alexander Morales, Consultor Desarrollo de Negocio ITIS
  • Andrés Valderrama, Product Owner Microsoft Power Platform ITIS
  • Leonardo Sánchez, Arquitecto de Soluciones ITIS
  • Jessica Camero, Financial Controller Royal Canin

Royal Canin, es una empresa francesa reconocida en la industria de alimentos para mascotas, que constantemente busca mejorar sus procesos internos para optimizar la eficiencia y el rendimiento. En su esfuerzo por cumplir con sus objetivos comerciales y de inversión, la empresa identificó una problemática significativa relacionada con la gestión de incentivos a clientes.

Dolor y desafíos del Cliente

Royal Canin enfrentaba un desafío crítico que afectaba la planeación y proyección de los pagos realizados por el área financiera en concepto de incentivos acordados por el área de ventas. La ausencia de una solución adecuada para almacenar la información de los planes comerciales e inversiones definidos entre el área de ventas y sus clientes provocaba que toda la información se gestionara a través de correos electrónicos. Este método presentaba varias deficiencias:

  • Realización de pagos no planificados: Los incentivos no planeados afectaban el flujo de caja.

  • Falta de trazabilidad: Dificultad en el seguimiento del ciclo de vida de los planes comerciales e inversiones.

  • Ausencia de analítica en tiempo real: Falta de acceso a información en tiempo real sobre planes comerciales, inversiones y pagos.

  • Inexistencia de alertas de cumplimiento: Carencia de alertas que faciliten el seguimiento del cumplimiento y emisión de pagos.

  • Falta de integración entre áreas: Las áreas responsables del proceso no estaban integradas en una misma solución, generando ineficiencias.

Solución Implementada

Para abordar estos desafíos, ITIS, desde su experiencia y conocimiento, brindó un acompañamiento consultivo a Royal Canin para la implementación de una solución basada en Microsoft Power Platform, utilizando Power Apps, Power Automate y Power BI.

Desarrollo de la solución con Power Apps: Se construyó una aplicación basada en modelos en Microsoft Power Apps. Inicialmente, se configuraron las tablas necesarias en Dataverse, proporcionando una base sólida para la gestión de datos.

Automatización con Power Automate: Las tablas configuradas se integraron con flujos de trabajo automatizados utilizando Power Automate, lo que permitió un seguimiento eficiente del ciclo de vida del proceso de incentivos.

Reportes con Power BI: Se construyó un panel de control en Power BI que proporciona indicadores clave relacionados con los acuerdos de incentivos. Este panel permite consultar información detallada, como acuerdos por cliente, por etapa del proceso de negocio, con aprobación y con periodo de ejecución. Los reportes ofrecen una visión completa y en tiempo real de la actividad relacionada con los incentivos, facilitando la toma de decisiones informadas.

Impactos Alcanzados con Microsoft Power Platform

  • Centralización de Información: La información del ciclo de vida de los planes comerciales e inversiones se centralizó en una única solución.

  • Automatización de Actividades: Se automatizaron actividades clave como la solicitud de aprobaciones, generación de acuerdos y notificación de alertas.

  • Consultas en Vivo: Los informes y paneles de control interactivos permiten consultar la información en tiempo real.

  • Mejora en la Experiencia del Usuario: El equipo de ventas ahora cuenta con una aplicación interactiva (web y móvil) donde pueden registrar, consultar y actualizar la información de planes comerciales e inversiones.

La solución no solo mejoró la eficiencia en la gestión de ventas, sino que también ofreció una mayor visibilidad financiera sobre los acuerdos de incentivos, mejorando significativamente la operación interna de Royal Canin.

Este caso de uso real, demuestra cómo la automatización y la digitalización de procesos pueden transformar las operaciones internas de una empresa. Si su organización enfrenta desafíos similares en la gestión de incentivos u otros procesos clave, considere dar el primer paso hacia la automatización. Con el acompañamiento consultivo adecuado y las herramientas correctas, como Microsoft Power Platform, su empresa también puede experimentar una mejora significativa en eficiencia y visibilidad financiera u otros procesos core del negocio.

 

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